Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Применение программного обеспечения при обработке первичных документов поможет значительно снизить процент ошибок, обусловленных человеческим фактором. Универсальные программные решения позволяют обрабатывать бумажные и электронные документы из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства, сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов упрощает доступ к данным и повышает скорость их обработки. Интеллектуальные системы обработки информации могут оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, сокращая время и повышая качество ввода данных, контролируя корректность заполнения и автоматически внося документ в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации следует обратить внимание на возможности расширения, масштабирования и интеграции под требования компании. При покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассматривать только проверенные компании с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области.
Крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией — владеет миром" отражает важность информационного потока в нашей жизни. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний важен текстовой вид информации, объем которой настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Решение компании ABBYY — платформа ABBYY FlexiCapture — может облегчить жизнь работникам бухгалтерии.
Информационные технологии развиваются с каждым годом, и каждый новый этап в их развитии вносит свои изменения в процесс обработки данных. Одним из самых древних способов обработки информации являлись глиняные таблички, используемые в Шумерском государстве для бухгалтерских операций более 3600 лет назад.
Первый этап обработки информации продолжался до второй половины XIX века и включал в себя только ручную обработку данных, с использованием бумаги, пера и чернильницы, что делало точность данных недостаточной. На этом этапе информация носила наименьшую защиту, а ее передача проходила только почтой либо курьерами.
Второй этап был электромеханическим и продолжался с конца XIX до середины XX века. В это время было изобретено несколько устройств, которые облегчили обработку данных, доставку информации и защиту ее. Известными приборами того времени являются электромагнитное реле, механические табуляторы, пишущая машинка и модернизированная почтовая система.
Третий этап обработки информации связан с компьютерной эпохой, начавшейся во второй половине XX века. На этом этапе были изобретены первые вычислительные машины, способные обрабатывать бухгалтерские данные. Объем бумажных документов сильно сократился, однако, их обработка все еще занимала много времени.
Четвертый этап включает в себя эпоху интеллектуальных решений для обработки бухгалтерской информации, начиная с XXI века. Программы на сегодняшний день могут самостоятельно обрабатывать любые типы данных, делая процесс еще более эффективным, а ошибки - минимальными. Программное обеспечение, такое как ABBYY FlexiCapture, использует для обработки информации технологии искусственного интеллекта, позволяя распознавать и извлекать данные из любых типов бухгалтерских документов, в том числе из сканов, фотографий и вложений электронных писем.
ABBYY FlexiCapture: новое средство для оптимизации бизнес-процессов в бухгалтерии
Каждый бухгалтер знаком с ситуациями, когда количество бумажных документов для обработки резко увеличивается перед сдачей отчетности или при поступлении большого количества электронных документов. Ситуация erscheint akuter, если каждый документ необходимо проверить на соответствие законодательству. Обработка такого объема информации вручную очень трудоемка и может приводить к ошибкам.
Решение этой проблемы может помочь универсальная платформа ABBYY FlexiCapture. Это новое решение способно оптимизировать важнейшие процессы документооборота в бухгалтерии. Платформа может обрабатывать любые документы, имеющие различную форму и поступающие единным потоком, без необходимости их предварительной сортировки.
Как работает ABBYY FlexiCapture? Бухгалтер открывает приложение на своем ПК и загружает или сканирует нужные документы. Затем платформа выделяет ключевые поля и распознает информацию в них. Результаты обработки передаются в стандартизированном виде для правки и/или подтверждения правильности ввода, а затем могут быть легко отправлены в финансовую систему.
ABBYY FlexiCapture особенно полезна компаниям с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Данное решение позволяет удаленно собирать данные на местах, то есть из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Платформа способна обрабатывать и многостраничные документы, не важен порядок их страниц. По результатам практики время на ввод бумажных бухгалтерских документов уменьшается в 3-10 раз, а точность итоговой информации повышается в 10 раз. Разработчики утверждают, что система окупается в среднем за 3 месяца до 1 года.
ABBYY FlexiCapture - это платформа для обработки бизнес-документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Но как же это может помочь бизнесу? Давайте рассмотрим несколько кейсов компании ABBYY из большого портфолио.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть PwC, которая предоставляет аудиторские услуги, услуги в сфере бизнес-консультирования, налогообложения и права, а также обучения. Ее клиентами в России являются около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
Задача, поставленная перед ABBYY, заключалась в повышении эффективности обработки финансовых документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Для решения этой задачи компания ранее проводила ручную обработку первичных бухгалтерских документов и сверку данных из них с информацией в учетной системе. Это занимало много времени и не всегда было точным.
Платформа ABBYY FlexiCapture была выбрана для потокового ввода бухгалтерских документов и их обработки. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
Теперь для обработки документов бухгалтеру остается загрузить их отсканированные копии на сервер, а всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы платформа выполнит сама. Это значительно повысило эффективность процесса обработки и освободило время сотрудников компании. Они могут использовать это время для решения других важных производственных задач, включая общение с клиентами.
Один из крупнейших розничных банков в России – "Открытие". Компания занимает место в первой пятнадцатке крупнейших финансовых учреждений страны. Ежедневно сотрудники банка обрабатывали не менее 1500 документов – платежные поручения, платежные требования и т.д. Однако, ручная обработка документов усложняла и замедляла этот процесс. Кроме того, такой подход влек за собой большой риск ошибок, которые, в свою очередь, ставили под угрозу финансовую безопасность банка. В связи с этим руководство "Открытия" приняло решение оптимизировать процесс обработки данных, повысить его эффективность, а также сократить затраты рабочего времени.
В январе 2014 года банк внедрил программу ABBYY FlexiCapture в центральном офисе, а уже в марте того же года – в филиальной сети. Теперь данная программы используется на всех этапах – от сканирования до контроля бухгалтерских и финансовых документов, включая их верификацию. Автоматизация обработки документов полностью исключила возможность операционных ошибок или мошеннических действий, связанных с человеческим фактором. Кроме того, благодаря сокращению затрат времени на обработку, был снижен риск возникновения организационных и финансовых рисков.
Сотрудники, освобожденные от рутинной работы, теперь могут сосредоточиться на квалифицированной работе. Банк планирует дальнейшую автоматизацию процесса обработки поручений на совершение операций конвертирования, усовершенствование контроля за валютными расчетными документами и создание электронного архива в будущем.
ООО "РН-Ванкор", являющееся дочерним предприятием НК "Роснефть", выбрало платформу ABBYY для автоматизации обработки информации. Компания решила перейти к электронному документообороту с целью сокращения затрат, уменьшения порчи и потери бумажных оригиналов, а также уменьшения сроков обработки первичных бухгалтерских документов.
ABBYY FlexiCapture была выбрана для разработки системы управления бухгалтерской документацией и обеспечения безбумажного взаимодействия с ФНС и налоговыми органами.
Как работает решение? Сотрудник сканирует документ, после чего платформа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает его тип и анализирует правильность его оформления. Затем сотрудник проверяет правильность распознанных данных и документ сохраняется на сервере, перед тем как быть отправленным на согласование. Программа также способна напоминать о необходимости передачи документа в архив, формировать реестр передачи, а также наносить штрих-коды для идентификации бумажных версии документов и их сверки с электронными копиями. Решение автоматизирует все операции бухгалтерского документооборота, формирует массовые выгрузки по результатам поиска и автоматически отправляет сканы согласованных версий документов контрагентам.
Использование платформы ABBYY FlexiCapture позволило сократить сроки обработки документов, а также повысить точность их сопоставления с бумажными версиями. Система внедрена в компании более 2 лет, настроено более 40 шаблонов, а ежегодно обрабатывается более 1 миллиона страниц.
ОАО "Магнитогорский металлургический комбинат", входящий в число мировых лидеров по производству стали, является одним из ключевых игроков российской черной металлургии. В 2011 году компания уже использовала два центра потокового сканирования и распознавания документов для обработки первичной бухгалтерской документации. Но старые системы были не гибкими и не позволяли оперативно изменять параметры работы.
В результате нужно было найти новое решение, которое позволяло бы изменять шаблоны документов при необходимости без обращения к разработчику. Требовалась также автоматизация обработки первичной бухгалтерской документации, включая неструктурированные документы, такие как счета, а также быстрое сканирование, распознавание и передача документов в корпоративную информационную систему.
Выбрано было решение на базе платформы ABBYY FlexiCapture, которое позволило сотрудникам IT-подразделения компании развивать систему внутри самой компании. Кроме того, это решение легко интегрируется с уже существующей системой. В результате внедрения системы ABBYY FlexiCapture процесс обработки первичных бухгалтерских документов значительно ускорился и упростился.
С помощью этой системы ежемесячно обрабатывается огромное количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных и т.д. Однако, это далеко не все случаи успешного внедрения и эффективного использования интеллектуальных платформ ABBYY FlexiCapture на практике.
Благодаря своей универсальности, это решение может применяться почти во всех отраслях бизнеса, где ведение бухгалтерского учета является неотъемлемым требованием законодательства. Особенно востребованы продукты для интеллектуальной обработки данных в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики и финансов, где годовой документооборот достигает тысяч и даже десятков тысяч документов, а автоматизированная обработка документации существенно улучшает работу бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com