Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства
Большинство людей, вероятно, сталкивались с проблемами на работе, когда разные отделы или сотрудники не могут действовать согласованно. Это часто связано с неполадками внутри компании и может серьезно подорвать эффективность бизнес-процессов. Как можно решить эти проблемы внутри коллектива и какие инструменты следует применять для этого? Почему создание единого информационного пространства является настолько важным условием для успешной и эффективной деятельности организации? В данной статье мы постараемся разобраться в этих вопросах.
Внутренние коммуникации – это общение всех сотрудников внутри компании. Оно настолько важно, что многие организации даже имеют специалистов по информационному обеспечению. Зачем они нужны?
Коммуникации в коллективе необходимы для того, чтобы обеспечить связь между исполнителями и руководством, строить эффективное взаимодействие между сотрудниками, а также для действенного обмена информацией без потерь. Очень важно, чтобы эти взаимодействия работали во всех направлениях, от сотрудников к руководству и наоборот. Это необходимо для выстраивания политики компании, создания командного духа и укрепления лояльности. Если коммуникация не налажена, сотрудник начинает действовать в своем собственном «информационном пузыре» и не понимает, насколько его работа связана с целями компании. Это может привести к напряжению в коллективе и конфликтам.
Американские эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям установили, что качество связи внутри компании на 90% влияет на лояльность и удовлетворенность сотрудников. Отсутствие связи между работниками и отделами замедляет решение проблем и может вызывать недопонимание. Коммуникация внутри компании нужна всем фирмам, даже если они состоят всего из нескольких сотрудников. Например, в стартапе необходимо, чтобы все знали, что уже сделано и что предстоит сделать, какие есть общие цели и что ожидается от каждого сотрудника.
Также очень важно уделять внимание коммуникации в коллективе, где значительное количество сотрудников работает удаленно. В этом случае нужно обращать внимание на горизонтальные коммуникации, чтобы каждый работник был в курсе занятости своих коллег.
Если не развивать коммуникацию в компании, то она может развиваться сама собой, но необязательно в желательном направлении. Общение у кулера или в частной переписке может привести к неэффективной работе.
Для того чтобы повысить лояльность сотрудников при помощи внутренних коммуникаций, необходимо понимать, что внутренний и внешний PR — это две разные вещи. Стратегии, которые могут быть эффективными во внешних коммуникациях, такие как «умалчивание», «перестановка акцентов» и «смещение фокуса внимания», «внутри» не работают.
Следовательно, стратегия формирования единого информационного пространства подразумевает выполнение следующих задач:
- Преодоление коммуникативных разрывов как по горизонтали, так и по вертикали. Это позволит достичь взаимопонимания на всех уровнях.
- Получение обратной связи от персонала компании. Каждый работник должен понимать, что его мнение важно и будет учитываться, и сотруднику необходимы удобные инструменты для донесения этого мнения и оперативного получения обратной связи.
- Демонстрация готовности руководства к диалогу, а также создание положительного имиджа компании.
- Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
- Формирование единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это — одна из основных задач корпоративной коммуникации. Если она никак не решается, возникает риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой организации бывают критические моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. В то же время не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.
Единственный вопрос, который остается неотвеченным — какие инструменты можно использовать для решения всех этих задач одновременно?
Инструменты информационного обеспечения персонала в современном мире могут быть разделены на несколько типов. Их функции таковы: организация коммуникации, информирование сотрудников, обратная связь и оповещение организации и управления о том, что происходит в компании. Стенды с объявлениями, циркулярами и приказами являются информационными инструментами, а корпоративный журнал, газета и портал с систематизированной базой знаний - более продвинутыми такими инструментами.
Важность аналитических инструментов связана с необходимостью удержания руки на пульсе и понимания того, чего хотят исполнители. Формы для внесения рацпредложений, форумы на корпоративном сайте, системы анкетирования сотрудников и мониторинг персонала - все это является инструментами обеспечения обратной связи.
Личное взаимодействие с коллегами и построение крепкого коллектива остаются неотъемлемыми задачами. Наряду с коммуникацией могут также помочь различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги и семинары.
Для эффективной работы компании сотрудники должны знать куда она движется и каковы ее цели. Для этого вводятся собрания, совещания, планерки и выступления руководства, а также разрабатываются и внедряются корпоративные стандарты. Таким образом, все эти функции могут быть решены по отдельности, но существуют инструменты, объединяющие все основные задачи коммуникаций внутри организации. Например, корпоративные социальные сети.
Корпоративная соцсеть позволяет делиться новостями, держать сотрудников в курсе происходящего, выстраивать эффективные коммуникации между сотрудниками, объединяться в группы по профессиональным интересам, устраивать планерки и мозговые штурмы, получать консультации в режиме реального времени и общаться в неформальной обстановке. Корпоративная соцсеть ассоциируется с пространством, предназначенным для диалога, а значит, проблема внутренних коммуникаций компании будет решена максимально эффективно.
Фото: freepik.com